Você sabe fazer gestão de tempo? Não importa sua idade, suas tarefas ou o segmento do seu negócio, o seu dia sempre terá 24 horas.

A verdadeira questão não é sobre quanto tempo você tem, mas sobre como você gerencia esse tempo. Sem uma administração eficiente desse recurso essencial, não há como alcançar seus objetivos no trabalho e na vida pessoal. 

Gestão de tempo

Gestão do tempo pode ser definida como o processo de organizar e planejar a divisão do tempo entre as atividades específicas que você precisa executar durante o dia, a semana etc. 

O grande trunfo da gestão do tempo é que, quando bem feita, ela permite que você trabalhe de maneira inteligente e faça mais em menos tempo, mesmo quando o prazo está apertado ou você trabalha sob pressão. 

Por que é importante a gestão do tempo ?

Nas últimas décadas, temos percebido um movimento constante de aumento da importância dada ao tempo nas decisões.

A dimensão temporal adquiriu maior relevância por conta da expansão da competição global, da aceleração das atividades e das pressões provenientes das pessoas e dos relacionamentos.

Antes do advento da chamada Revolução Digital (ainda em curso existiam lacunas de tempo de espera que eram compreendidas e respeitadas por todos durante a realização de tarefas.

Bilhões de smartphones nas mãos das pessoas romperam barreiras e eliminaram restrições físicas ou de acesso. A tecnologia permitiu que o tempo de deslocamento, por exemplo, fosse convertido na conclusão de relatórios, no envio de e-mails, na oportunidade de um curso de idiomas e até mesmo na manutenção de relacionamentos.

As facilidades proporcionadas pelos recursos tecnológicos atuais “borram” as linhas divisórias entre os momentos da vida, confundindo as prioridades e nos permitindo sacrificar elementos essenciais que trariam equilíbrio.

É por isso que a gestão do tempo é tão importante.

Como fazer uma boa gestão do tempo?

Veja algumas dicas que separei que para mim funcionam, e pode funcionar para você também, uma mulher de negócios

1. Planejamento

O primeiro passo, sem dúvida, é o planejamento. Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar. 

Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir. É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar.

Por aqui, eu uso cores e símbolos para facilitar meu acompanhamento.

2. Definição de metas

As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida sempre em alta.  Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.

Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas.

Você pode usar o conceito SMART para auxiliá-la na criação das suas metas. A ferramenta, cujo acrônimo significa Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T), ensina a definir objetivos inteligentes.

3. Prazos

Os prazos são um assunto que podem dar dores de cabeça, e é melhor se acostumar com eles. Afinal, é impossível viver sem datas e horários para cumprir.

Recomendo que você nunca subestime a duração de uma tarefa. Você pode cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizá-las nas próximas vezes. Assim, é possível se programar. 

Para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em incumbências similares que já tenham sido executadas. 

4. Agendamentos

Você é daqueles que confiam sempre na memória? Eu não sou rsrs. Minha dica é que você use uma agenda de papel ou, se quiser, utilize as digitais, como o Google Agenda.

Essas versões online são ótimas porque você pode estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar das suas marcações.

5. Faça mais escolhas

Você precisa mesmo realizar tudo o que está na sua lista? Opte pelas atividades que tenham relação com os seus propósitos, não é raro estabelecermos itens na nossa lista sem alinhamento aos nossos objetivos. 

Lembre-se também de aprender a dizer “não” quando você está atribulado demais ou não tem interesse genuíno em uma proposta. 

6. Priorize as tarefas

Vamos combinar que 24 horas podem ser pouco tempo para fazermos tudo o que queremos e devemos, não é mesmo?

Por isso, o segredo é priorizar. Comece pelas mais importantes e depois realize as menos importantes.

7. Delegue tarefas

Esse é um hábito que precisa ser adotado. Afinal, ninguém dá conta de tudo sozinha. Peça para parceiras, equipe, família, amigos e outras pessoas nas quais confia.

Evite as distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho. Também crie recompensas para as metas cumpridas. 

Use seu tempo com sabedoria

O primordial é que você saiba e faça priorizações, separando suas tarefas de acordo com as entregas, necessidades e foco.

Use a tecnologia a seu favor e gerencie melhor seu tempo. Faça planejamento diário, semanal e mensal para saber das atividades e o tempo que vai investir em cada uma delas.

Para isso, indico o uso do meu planner, que está pronto para você baixar e usar, realizando com efetividade a gestão de tempo da sua vida profissional e pessoal.